Wie man Meeting-Zusammenfassungen mit OpenAI's GPT-3 erstellt

Warst du jemals bei einem Arbeitstreffen, bei dem du keine Ahnung hattest, welche Aufgaben dir zugewiesen wurden oder welcher Konsens erreicht wurde? Wir waren alle schon mal dort, besonders wenn viele Leute gleichzeitig reden, Fragen unbeantwortet bleiben oder der Abgabetermin unklar ist.

Sowohl die Produktivität als auch die Klarheit leiden oft darunter. (Es gibt nichts Schlimmeres, als ein weiteres Treffen terminieren zu müssen, um über das erste Treffen zu sprechen.)

Statt der Person hinterherzujagen, die Notizen macht, können Sie die Integration von Zapier mit OpenAI (den Machern von ChatGPT) nutzen, um den Tag zu retten. Sie können automatische Workflows erstellen, was wir Zaps nennen, die GPT-3 dazu auffordern, Zusammenfassungen von Meetings zu erstellen und sie an den Slack-Kanal Ihres Teams zu senden. Unten werden wir zwei verschiedene Möglichkeiten dazu besprechen!

Erstellen Sie Besprechungsprotokolle und Zusammenfassungen aus einer Aufnahme

Ich habe schon lange nach einem Werkzeug gesucht, das automatische Transkriptionen bereitstellt und auch eine genaue Zusammenfassung dieses Textes erstellen kann. Dadurch kann ich schnell den Kern einer Besprechung erfassen und prüfen, ob es Aufgaben gibt, die erledigt werden müssen. Glücklicherweise bietet die Integration von Zapier mit OpenAI eine Aktionsmöglichkeit, die auf Whisper basiert, einem automatischen Spracherkennungssystem (ASR), mit dem ich genau das tun kann.

Sie können automatische Workflows erstellen - was wir Zaps nennen -, die Whisper auffordern, Transkripte von von Ihnen hochgeladenen Audiodateien zu erstellen und dann eine Zusammenfassung des Textes zu erstellen. Dadurch bleiben alle auf dem gleichen Stand - und es gehen keine wichtigen Details Ihres Alltags verloren.

Sie können Ihren eigenen Zap ohne jegliche Codierungskenntnisse erstellen, aber wir bieten auch schnelle Vorlagen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Wenn Sie mit einer Vorlage beginnen möchten, klicken Sie auf die unten stehende Zap-Vorlage, und Sie gelangen zum Zap-Editor. Sie benötigen ein Zapier-Konto, falls Sie noch keines haben. Befolgen Sie dann die unten stehenden Anweisungen, um Ihren Zap einzurichten.

Bevor Sie beginnen

Für dieses Tutorial verwenden wir Dropbox für den Upload eingehender Dateien. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dropbox (oder eine andere Speicher-App) einen Ordner für Ihre Meetings-Audio-Dateien hat und mindestens eine Audio-Datei enthält. Die Audiodateien müssen auch 25 MB oder weniger groß sein und eines der folgenden Dateiformate haben: MP3, MP4, MPEG, MPGA, M4A, WAV oder WebM.

Da wir OpenAI's Whisper verwenden, um die Audiodateien zu transkribieren, benötigen Sie ein OpenAI-Konto und einen API-Schlüssel. Wenn Sie noch kein OpenAI-Konto haben, können Sie eines kostenlos erstellen. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren API-Schlüssel nach Erstellung in einem Passwortmanager speichern, da Sie ihn nicht erneut abrufen können.

Richten Sie Ihren Dropbox-Auslöser ein

Erstelle zunächst deinen Auslöser – das Ereignis, das deinen Zap startet. Wähle Dropbox als deine Auslöse-App und Neue Datei im Ordner als dein Auslöse-Ereignis.

Wenn Sie es noch nicht getan haben, werden Sie aufgefordert, Ihr Dropbox-Konto zu verbinden. Klicken Sie auf Konto auswählen... und wählen Sie entweder ein Konto aus dem Dropdown-Menü aus (wenn Sie bereits Dropbox mit Zapier verbunden haben) oder klicken Sie auf + Neues Konto verbinden.

Dann wählen Sie den Dropbox-Ordner aus, den Sie verwenden möchten. In unserem Fall haben wir einen Dropbox-Ordner namens Sitzungsprotokolle eingerichtet. Sie können die Standardeinstellung auf Ja belassen, um den Inhalt der Dateien einzuschließen.

Weiterhin, klicken Sie auf Weiter. Wir benötigen eine vorhandene Ordnerdatei, um den Rest dieses Zaps einzurichten. Klicken Sie auf Test auslösen. Wenn Ihr Test erfolgreich ist, sehen Sie den Inhalt Ihrer Ordnerdatei. Klicken Sie auf Weiter.

Richten Sie Ihre OpenAI-Aktion ein

Jetzt stellen wir die Aktion ein - das Ereignis, das Ihr Zap ausführen soll, sobald es ausgelöst wird. Wählen Sie OpenAI als Ihre Aktion-App und Transkription erstellen als Ihr Aktion-Ereignis. Klicken Sie auf Weiter.

Dann, falls Sie es noch nicht getan haben, werden Sie aufgefordert, Ihr OpenAI-Konto mit Zapier zu verbinden. Klicken Sie auf Wählen Sie ein Konto aus... und wählen Sie entweder ein Konto aus dem Dropdown-Menü aus (wenn Sie OpenAI zuvor mit Zapier verbunden haben) oder klicken Sie auf + Ein neues Konto verbinden. Anschließend werden Sie aufgefordert, Ihren zuvor kopierten OpenAI-API-Schlüssel in einem Popup-Fenster einzufügen.

Wenn Sie das erledigt haben, kehren Sie zum Zap-Editor zurück und klicken Sie auf Weiter.

Jetzt kommt der wichtigste Teil: Sagen Sie Ihrem Zap, wo er die Audiodatei und die Anweisungen zur Erstellung einer Transkription finden kann. Klicken Sie in das Dateifeld und wählen Sie Direkter Medienlink aus dem Dropdown-Menü Daten einfügen.

Nächstes kommt dein Prompt. Während du GPT nicht anweisen musst, ein Transkript zu erstellen (die Zap-Aktion erledigt das für dich), kannst du dieses Feld verwenden, um die Qualität der Transkription zu verbessern. Du kannst GPT zum Beispiel bitten, Zeitstempel zu entfernen oder spezifische Schlüsselwörter oder Firmennamen hinzuzufügen, damit die Künstliche Intelligenz Wörter nicht falsch schreibt.

Sie können auch das Antwortformat wählen, das bedeutet, in welchem Textdateiformat Sie die endgültige Datei haben möchten. In unserem Fall verwenden wir einfach den Standardtext, aber Sie können auch SRT, JSON und mehr wählen.

Schließlich können Sie auch die Sprache des Audios hinzufügen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es standardmäßig auf Englisch gesetzt. Sobald Sie diese Felder eingerichtet haben, klicken Sie auf Weiter.

Jetzt ist es an der Zeit, deine Aktion zu testen. Wenn du auf Testen & Überprüfen oder Testen & Fortfahren klickst, zieht Zapier die Zusammenfassung von OpenAI gemäß den von dir angepassten Feldern in deinem Zap.

Wenn Sie feststellen, dass Ihr Auslöser korrekt funktioniert, klicken Sie auf die + -Schaltfläche am unteren Bildschirmrand, um einen neuen Schritt zu Ihrer Zap hinzuzufügen.

Richten Sie Ihre Dropbox-Aktion ein

Jetzt richten wir den nächsten Schritt dieses Workflows ein, der eine neue Textdatei in Dropbox erstellen wird mit der Transkription, die von OpenAI erstellt wurde. Wählen Sie Dropbox als Ihre Aktions-App und Textdatei erstellen als Ihre Aktions-Ereignis aus.

Klicken Sie auf Weiter.

Verbinden Sie Ihr Dropbox-Konto mit Zapier (oder wählen Sie ein vorhandenes Konto aus) und klicken Sie auf Weiter.

Jetzt ist es Zeit, Ihre Dropbox-Aktion einzurichten. Wählen Sie im Ordner-Feld aus, zu welchem Dropbox-Ordner Sie das Transkript senden möchten. In unserem Zap senden wir das Transkript in denselben Ordner, in dem wir die Audiodateien speichern.

Wenn Sie den Speicherort ausgewählt haben, ziehen Sie den Namen des Dropbox-Meetings ein, indem Sie auf das Dateiname-Feld klicken und Dropbox-Dateiname aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Jetzt zum wichtigsten Teil: Du möchtest deine Whisper-Ergebnisse (deine Transkription) anzeigen lassen, indem du in das Feld Dateiinhalt klickst und Inhalt aus dem Dropdown-Menü auswählst. Dadurch wird die Transkriptionsdatei zu deinem Dropbox-Ordner hinzugefügt.

Sie können auch wählen, ob Sie die Datei überschreiben möchten oder nicht. In diesem Fall sollten Sie jedoch Nein wählen. Klicken Sie dann auf Weiter.

Jetzt ist es Zeit, Ihre Aktion zu testen. Wenn Sie auf Aktion testen klicken, wird Zapier gemäß der von Ihnen festgelegten Konfiguration ein Transkript an Dropbox senden.

Es ist eine gute Idee, Ihren Zap zu testen, um zu überprüfen, ob Ihre Transkription in Ordnung aussieht. Wenn alles richtig funktioniert hat, sollten Sie eine Transkription in dem Dropbox-Ordner sehen, den Sie eingerichtet haben. So sieht unsere Transkription aus:

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Nachdem du das Transkript überprüft hast, das dein Zap erstellt hat, klicke auf die + Schaltfläche am unteren Bildschirmrand, um einen neuen Schritt zu deinem Zap hinzuzufügen.

Richten Sie Ihre OpenAI-Aktion ein

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre nächste Aktion einzurichten. Wählen Sie OpenAI für Ihre Aktions-App und Send Prompt für Ihr Aktionsereignis.

Klicken Sie auf Weiter. Dann verbinden Sie Ihr OpenAI-Konto und klicken Sie auf Weiter.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Aktion einzurichten. Im Model-Feld können Sie text-davinci-003 ausgewählt lassen, da wir es für die besten Ergebnisse empfehlen.

Jetzt passen Sie Ihre Aufforderung an OpenAI an. Geben Sie in das Prompt-Feld die Anweisungen ein, wie OpenAI Ihren Transkript effektiv zusammenfassen soll. Für die Aufforderung in meinem Beispiel schrieb ich:

Erstellen Sie eine Zusammenfassung (in Aufzählungspunkten), die den gesamten Inhalt des Meetings zusammenfasst.

Sie könnten auch spezifischere Anweisungen zum Hinzufügen von nächsten Schritten oder Aufgaben für bestimmte Personen angeben. Sie könnten auch eine spezifische Wortanzahl angeben.

Sobald du deine Aufforderung geschrieben hast, stelle sicher, dass du die Daten aus deinem Dropbox-Schritt abrufst, indem du in das Aufforderungsfeld klickst und Dateitext aus dem Dropdown-Menü zur Daten-Einfügung auswählst.

Nachdem Sie Ihre Aufforderung angepasst haben, können Sie die Temperatur (Kreativitätsniveau) des Schreibens sowie die maximale Länge anpassen.

Jetzt testen Sie Ihre Aktion. Wenn Sie mit Ihrer Zusammenfassung von OpenAI unzufrieden sind, passen Sie Ihre Eingabe an, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Um Ihren finalen Schritt zu Ihrem Zap hinzuzufügen, klicken Sie auf die +-Schaltfläche am unteren Bildschirmrand.

Richten Sie Ihre Slack-Aktion ein

Jetzt legen wir Ihre endgültige Aktion fest, um Ihre Besprechungszusammenfassung zu senden. Wählen Sie Slack als Ihre Aktions-App und Nachricht an Kanal senden als Ihre Aktionsveranstaltung aus. Klicken Sie auf Weiter.

Wenn Sie Ihr Slack-Konto noch nicht verbunden haben, verbinden Sie es jetzt und klicken Sie auf Weiter.

Jetzt richten Sie Ihre Aktion ein, oder wie Sie Ihre Nachricht einrichten möchten. Wählen Sie zunächst den Kanal aus, auf dem Ihre Nachricht gepostet werden soll, im Feld Kanal. In unserem Fall verwenden wir den Slack-Kanal unseres Content-Teams.

Weiterhin können Sie die Slack-Nachricht anpassen, indem Sie in das Nachrichten-Text-Feld klicken und dann die OpenAI-Daten aus dem Dropdown-Menü Daten einfügen auswählen, die Sie einbeziehen möchten. In diesem Fall sollten Sie Auswahltext verwenden, da dies die Zusammenfassung ist, die OpenAI erstellt hat.

Du kannst auch statischen Text hinzufügen, wenn du deine Slack-Nachricht auf eine bestimmte Weise formatieren möchtest, aber es ist nicht notwendig, wenn du nur die Zusammenfassung des Meetings enthalten möchtest.

Sie können Ihren Bot auch personalisieren, indem Sie einen Namen im Bot-Namen-Feld und ein Emoji im Bot-Symbol-Feld hinzufügen.

Sobald Sie Ihren Schritt eingerichtet haben, klicken Sie auf Weiter.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Aktion zu testen. Wenn Sie auf Testaktion klicken, sendet Zapier eine Nachricht an Slack gemäß den vorherigen Einstellungen

Wie immer ist es eine gute Idee, deinen Zap zu testen, um zu überprüfen, ob deine Slack-Nachricht gut aussieht. (Warne am besten dein Team vorher, damit sie nicht überrascht sind.) Wenn alles korrekt funktioniert hat, solltest du eine formatierte Slack-Nachricht sehen, die du so eingerichtet hast.

Sie sollten auch in der Lage sein, die Testantwort zu sehen, die an Ihr Slack-Konto gesendet wurde. Hier ist, wie unser Beispiel aussieht:

Wenn Sie mit dem Aussehen des Tests zufrieden sind, sind Sie jetzt bereit, Ihren Zap einzuschalten. Und das wäre ein Erfolg!

Verwenden Sie OpenAI, um Transkripte und Zusammenfassungen Ihrer Meetings zu erstellen

Jetzt wird jedes Mal, wenn eine Audiodatei auf Dropbox hochgeladen wird, OpenAI eine Transkription dieser Datei erstellen, sie in Ihre Dropbox-Datei hochladen, dann wird OpenAI eine Zusammenfassung erstellen und der Zap wird diese Zusammenfassung an Ihren Slack-Kanal senden.

Auf diese Weise können Sie und Ihre Teammitglieder Meeting-Zusammenfassungen in Slack ganz einfach überprüfen, ohne sich das Aufzeichnung anzuhören oder das gesamte Transkript zu lesen.

Erstellen Sie Meeting-Zusammenfassungen aus Notizen

Wenn Sie normalerweise keine Meetings aufzeichnen, müssen Sie wahrscheinlich trotzdem eine Zusammenfassung basierend auf den während des Meetings gemachten Notizen senden. Mit diesem Arbeitsablauf kann OpenAI automatisch eine Zusammenfassung Ihres Meetings erstellen und diese sofort in Slack veröffentlichen, sobald Sie Ihre Meeting-Notizen veröffentlichen. Wir verwenden Evernote, um unsere Meeting-Notizen zu erfassen, aber Sie können jede Notiz-App verwenden, die eine Verbindung mit Zapier herstellt, und die gleichen grundlegenden Schritte befolgen.

Wenn Sie mit einer Vorlage beginnen möchten, klicken Sie unten auf die Zap-Vorlage und Sie gelangen zum Zapier-Editor. Wenn Sie noch keinen Account haben, müssen Sie zuerst ein Zapier-Konto erstellen. Befolgen Sie anschließend die Anweisungen unten, um Ihren Zap einzurichten.

Vor dem Beginn

Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst ein OpenAI-Konto einrichten, das kostenlos erstellt werden kann. Sobald Sie Ihr Konto eröffnet haben, generieren Sie Ihren API-Schlüssel im Einstellungsbereich.

Denken Sie daran, den Schlüssel zu kopieren. Sie benötigen diesen API-Schlüssel später, wenn Sie Ihr OpenAI-Konto mit Zapier verbinden.

Richten Sie Ihren Evernote-Trigger ein

Zuerst richten Sie Ihren Auslöser ein - das Ereignis, das Ihren Zap startet. Wählen Sie die Evernote-App für Ihren Auslöser aus und als Auslöserereignis Neues Tag zur Notiz hinzugefügt.

Wenn Sie es noch nicht getan haben, werden Sie aufgefordert, Ihr Evernote-Konto zu verbinden. Klicken Sie auf Wählen Sie ein Konto aus... und wählen entweder ein Konto aus dem Dropdown-Menü (wenn Sie Evernote bereits mit Zapier verbunden haben) oder klicken Sie auf + Verbinden Sie ein neues Konto.

Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie als nächstes aus, von welchem Tag Sie Ihre Besprechungsnotizen sammeln möchten.

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die verfügbaren Tags in Ihrem verbundenen Evernote-Konto anzuzeigen. In diesem Beispiel haben wir einen Tag namens Besprechungsnotizen eingerichtet, damit jedes Mal, wenn wir diesen Tag zu einer Notiz hinzufügen, der Zap ausgelöst wird. Wählen Sie jetzt Ihren Tag aus. (Wenn kein Tag ausgewählt ist, wird der Zap für alle Notizen ausgelöst.)

Klicken Sie auf Weiter.

Jetzt müssen Sie Ihren Trigger testen. Zapier wird eine kürzlich hinzugefügte Notiz mit dem von Ihnen angegebenen Tag finden. Dies wird verwendet, um den Rest Ihrer Zap einzurichten.

Wenn du keine Notizen hast, füge eine Beispielnotiz hinzu und versehe sie mit den passenden Tags und teste dann dein Zap.

Klicken Sie auf Test auslösen. Es zieht die Beispielsnotiz mit dem richtigen Tag herein. Sobald Sie sehen, dass Ihr Auslöser korrekt funktioniert, klicken Sie auf Weiter.

Richten Sie Ihre OpenAI-Aktion ein

Jetzt richten wir die Aktion ein - das Ereignis, das Ihr Zap ausführt, sobald es ausgelöst wird. Wählen Sie OpenAI als Ihre Aktions-App und Prompt senden als Ihr Aktionsereignis aus. Klicken Sie auf Weiter.

Dann, wenn Sie es noch nicht getan haben, werden Sie aufgefordert, Ihr OpenAI-Konto mit Zapier zu verbinden. Klicken Sie auf Wählen Sie ein Konto aus ... und wählen Sie entweder ein Konto aus dem Dropdown-Menü aus (wenn Sie OpenAI zuvor mit Zapier verbunden haben) oder klicken Sie auf + Ein neues Konto verbinden, dann klicken Sie auf Weiter.

Als Nächstes werden Sie aufgefordert, Ihren OpenAI API-Schlüssel einzufügen, den Sie vorher kopiert haben.

Dann müssen Sie Ihrem Zap mitteilen, wie Sie eine Zusammenfassung Ihrer Besprechungsnotizen erstellen können.

Sie können Daten von Ihren Evernotes abrufen, indem Sie in ein beliebiges leeres Feld klicken, wo die Daten platziert werden sollen, und eine Option aus dem Dropdown-Menü Daten einfügen auswählen. Dies umfasst das KI-Modell, die Eingabeaufforderung, die Temperatur und die maximale Länge.

Der wichtigste Teil dieser Einrichtung ist Ihre Aufforderung. Im Feld "Aufforderung" schreiben Sie auf, was Sie möchten, dass die KI schreibt. In diesem Fall lautet unsere Aufforderung: "Können Sie eine schnelle Zusammenfassung meiner Besprechungsnotizen erstellen und auch spezifische nächste Schritte für jede Person in einer separaten Liste mit Aufzählungszeichen angeben? Sie sollten auch alle grammatikalischen Fehler korrigieren und angeben, ob es noch unbeantwortete Fragen gibt."

Für den Inhalt des Meetings holen wir den Text der Besprechungsnotiz aus dem vom Zap ausgewählten Beispiel.

Sie können auch die Temperatur der gewünschten Texteinstellung (Kreativitätsniveau) und die maximale Länge anpassen. Sie können auch die Zeichen- oder Wortlänge direkt im Prompt-Feld in Ihrem Zap anpassen.

Sobald Sie diese Felder angepasst haben, klicken Sie auf Weiter.

Jetzt ist es Zeit, Ihre Aktion zu testen. Wenn Sie auf Testen & Überprüfen oder Testen & Fortfahren klicken, wird Zapier die Zusammenfassung von OpenAI gemäß den von Ihnen angepassten Feldern in Ihrer Zap-Anwendung abrufen.

Sobald Sie sehen, dass Ihr Auslöser korrekt funktioniert, klicken Sie auf Weiter.

Richten Sie Ihre Slack-Aktion ein

Weiter geht es mit einem weiteren Aktionschritt. Wählen Sie Slack als Ihre Aktionsanwendung und Kanalnachricht senden als Ihre Aktionsereignis.

Klicken Sie auf Weiter. Sie werden aufgefordert, Ihr Slack-Konto zu verbinden. Verbinden Sie Ihr Slack-Konto und klicken Sie auf Weiter.

Jetzt ist es an der Zeit, das Aussehen Ihrer Slack-Nachricht einzurichten. Wählen Sie den Slack-Kanal aus, an den Sie die Nachricht senden möchten, indem Sie auf das Feld unter Kanal klicken.

Sobald Sie Ihren Kanal ausgewählt haben, können Sie Ihre GPT-3-Ergebnisse abrufen, indem Sie auf das Feld Nachrichtentext klicken und Antwortoptionen-Text aus dem Datenauswahlfeld auswählen. Dadurch wird eine vollständige Zusammenfassung Ihrer Nachricht in Ihre Slack-Nachricht eingefügt.

Sie können Ihren Bot auch personalisieren, indem Sie einen Namen in das Feld Bot Name eingeben und ein Emoji in das Feld Bot Icon hinzufügen. Außerdem können Sie einen Link zum Zap hinzufügen, Bilder anhängen, Links automatisch erweitern oder Benutzernamen und Kanalnamen verlinken.

Wenn Sie mit der Einrichtung Ihres Schritts fertig sind, klicken Sie auf Weiter. Nun ist es an der Zeit, Ihre Aktion zu testen. Wenn Sie auf Aktion testen klicken, sendet Zapier eine Nachricht an Slack gemäß den zuvor festgelegten Einstellungen.

Es ist eine gute Idee, Ihren Zap zu testen, um zu überprüfen, ob Ihre Slack-Nachricht in Ordnung aussieht. (Informieren Sie jedoch zuerst Ihr Team, damit sie nicht überrascht sind.) Wenn es korrekt funktioniert hat, sollten Sie eine Slack-Nachricht sehen, die so formatiert ist, wie Sie es eingerichtet haben.

Sobald du die Slack-Nachricht überprüft hast, die dein Zap erstellt hat, ist dein Zap bereit zur Verwendung. Wenn etwas nicht stimmt, gehe zurück und optimiere es, bis es perfekt ist.

Der Zap erstellt nun Meeting-Zusammenfassungen und sendet sie innerhalb von Sekunden an Ihren Slack-Kanal. So sieht unsere Zusammenfassung aus:

Schreiben Sie Meeting-Zusammenfassungen mit OpenAI

Jetzt, jedes Mal, wenn Sie Meeting-Notizen in Evernote sammeln, wird diese Zap eine Zusammenfassung Ihrer Notizen erstellen, die nächsten Schritte jedes Teammitglieds hervorheben und offene Fragen für Sie aufzeigen, indem sie eine Slack-Kanalnachricht sendet.

Auf diese Weise können Sie und Ihre Teammitglieder Zusammenfassungen und nächste Schritte schnell überfliegen, ohne hin und her zu gehen.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Februar 2023 veröffentlicht, wurde jedoch zuletzt im Mai 2023 aktualisiert, um neue Möglichkeiten zur Zusammenfassung von Besprechungen mit KI hinzuzufügen.